Carta a mi equipo: Sobre cómo tomar decisiones comerciales para la solución de problemas o situaciones en un contexto económico hiperinflacionario

Equipo,

Cómo les comenté en una oportunidad, nada está escrito referente a que es tener un sentido plenamente comercial, no que yo sepa, pero si existe una cultura, un prototipo, que podemos seguir para responder de manera oportuna y eficiente ante situaciones que ameriten aplicar el sentido comercial para aprovechar el costo de oportunidad. Lo siguiente son algunas reflexiones personales que podemos hacer, que ustedes ya hacen, y que necesitamos que el resto de nuestro equipo y usuarios empiecen, y no dejen de hacer:

1. Procesos primero, luego sistemas

Aún con sistemas, la máquina más poderosa es nuestro cerebro. La automatización abarata costos, nos hace más eficientes, y sin duda es a donde debemos apuntar para optimizar cualquier solución que requiera de procesamiento masivo. Usemos primero nuestro ingenio con lo que tenemos a la mano para dar una solución de momento a la par que nos montamos en la automatización o solución del problema.

2. Comercial primero, administrativo posterior

Si bien acá podría decirse que una brecha legal va primero, lo legal suele tener plazos al cual nos ajustamos, el comercio no espera, y lo administrativo puede entrar luego de lo anterior sin darse cuenta que tiene un predecesor. Con este sistema de priorización aprovechamos el agresivo entorno en el que nos encontramos tanto local como en nuestros negocios hermanos afuera.

3. La cadena de suministro, y sus socios de negocio, primero.

Todos los eslabones de esta son importantes por lo que debemos ver el negocio como un proceso horizontal y no por silos. No somos solo venta, o solo logística o solo compras, somos todos estos macroprocesos y debemos conocerlos y darle su debida importancia a todos.

4. Nos comunicamos. Antes, durante y después.

El estar atento a una solicitud y dar seguimiento e información respecto a su avance es necesario. Crea un clima de confianza, da espacio a la creatividad, al debate y eventualmente, más temprano que tarde, a una solución con término exitoso. Creamos ideas, las comunicamos, organizamos talleres y le damos seguimiento. Tomamos un problema a resolver, e involucramos a todos en la solución.

5. Cuidamos nuestro sustento.

Si el comprador no puede comprar, no tenemos que vender y cobrar para pagar nuestros sueldos. Si almacén no puede apartar, no tenemos que cobrar para que las empresas puedan mantener o darnos más beneficios, si ventas no puede vender ni cobrar, no podemos repetir el ciclo que permite que los 2, 5, 10, o N años que tenemos trabajando para el negocio nos haya permitido hacer lo que hayamos hecho a la fecha con nuestro ingreso y beneficios. Si el área de control y finanzas no puede monitorear, no cuidamos la supervivencia financiera de nuestra fuente de ingreso y oportunidades de desarrollo. Todo es un ciclo, una cadena, donde con el trabajo de todos, ganamos, hacemos equipo, crecemos y nos superamos.

Quisiera escuchar sus opiniones, qué podemos hacer para mantener esto? Y si no creemos en esto, también. Oportunidades de mejora siempre existirán.

Gracias a todos por su constante colaboración y compromiso!

Departamento de Sistemas organizado en Círculos, Comunidades u Holocracia… ¿De verdad sirve?

La holocracia es una forma de organización de las empresas que consiste en la conformación de círculos o comunidades autogestionables, cada comunidad tiene un propósito, un dominio y un conjunto de responsabilidades bien definidas y está conformado por un conjunto de individuos que pueden asumir uno o mas roles. Estas comunidades, si bien son autogestionables, no son autodirigidas. Son dirigidas por una comunidad mayor, con el objetivo de que los esfuerzos estén orientados hacia la misma misión y visión, pero cada círculo es libre de organizarse de la mejor manera para alcanzar sus objetivos y cumplir sus responsabilidades.

¿Suena bien no? Pero, ¿como nace? ¿cuando es necesario? ¿cómo se implanta?, ¿cómo se puede hacer la transición? ¿se ven resultados inmediatos? Me extendería mucho explicando todo esto, sin embargo, afortunadamente, te tengo dos casos de estudio, el primero (Snapper, empresa de servicio de emisión de tickets en Nueva Zelanda), aplicado en una organización en el primer mundo, y el que te voy a contar, vivido en persona, en un país en vías de desarrollo, bajo un contexto económico social bastante desastroso.

Los inicios

Hace 2 años y medio que el anterior CIO de la empresa organizó el departamento en comunidades, el área conformada por cerca de 40 colaboradores, se dividió en 7 comunidades. La iniciativa fue presentada ante directivos quiénes dieron su aprobación y ante el equipo.

Esta forma de trabajo se fijó bastante rápido tanto en quienes conformaron cada comunidad, y nuestros clientes de igual manera comprendieron rápidamente nuestra nueva forma de organización y competencias. En menos de dos meses se creó la cultura de trabajo bajo los principios en la que esta se fundamenta. Quizás esto se deba a la naturalidad humana de trabajar en equipo desde la época en que o lo hacíamos, o nos devoraban los dinosaurios.

¿Por qué tuvimos que organizarnos de esta manera?

Las estructuras jerárquicas y burocráticas, donde un requerimiento pasa días mientras es canalizado por un jefe y escalado a sus subordinados, son el enemigo de un departamento de TI que busca ser ágil y dar respuesta, no en días sino horas.

Con las comunidades, los cargos pasaron a un segundo plano cuando la nueva estructura organizativa hizo énfasis en roles y las responsabilidades de éstos. Cada comunidad tiene un líder y todos los miembros pueden ser el líder en cierto momento.

Los requerimientos de prestación de servicio se encaminan mucho mas rápido, cada comunidad sabe qué le compete, que no y a quién otro sí; propiciando la gestión correcta del requerimiento; el tiempo de respuesta, dependerá de la agilidad de sus miembros.

Los resultados

La comunicación horizontal permitió llevar el equipo a un nuevo nivel. El tiempo de gestión de requerimientos se redujo considerablemente. Los proyectos inician mas rápido y finalizan con mayor tasa de éxito. El ambiente de trabajo es mas cálido, dinámico y competitivo.

A su vez, se crea y reforza en la persona el sentido de pertenencia, y llega a reconocer la importancia de sus habilidades y competencias, independientemente del rol que tenga dentro de la comunidad, creando consciencia de que su trabajo es apreciado directamente por quiénes envían los requerimientos y por el resto del equipo. En síntesis, es una de las estructuras organizativas que permite reforzar el compromiso.

Manteniendo el orden

De igual manera, toda estructura auto-organizada, adquiere independencia en la toma de decisiones, independencia que debe estar normada, supervisada, mas no controlada. Esta es la responsabilidad de una comunidad de gestión.

Si tienes consultas adicionales, o quisieras que adentremos mas en el tema, me lo puedes hacer saber en los comentarios.

Hoy en día, quizás te interese conocer, que estamos haciendo un experimento de expansión en escala, partiendo de esta estructura. De 40 personas, a más de 200 ¿Será posible? ¿Funcionará? ¿Deberá cambiarse algo, todo o nada?

Les cuento en la medida que vaya ocurriendo…